La fatturazione elettronica alla PA, com’è noto, è attiva dal 6 giugno 2014 per la PA centrali e dal 31 marzo 2015 per le PA locali.
Spesso è difficile comprendere il funzionamento del sistema completo della fatturazione elettronica alla PA (FEPA), che coinvolge vari attori.
Uno schema semplice può riassumere in un’immagine la struttura coinvolta nel processo di gestione della FEPA.
Fatturazione elettronica, Sistema di Interscambio, Fornitori e PA
Come si vede nello schema, le figure coinvolte sono:
Fornitori
I Fornitori della PA possono inviare le fatture al Sistema di Interscambio (SdI) o direttamente oppure attraverso un Intermediario per la FE.
Sistema di Interscambio
E’ la infrastruttura tecnologica che gestisce la comunicazione tra Fornitori e PA, ricevendo i documenti direttamente dal Fornitore o attraverso un Intermediario. Il SdI invia poi i documenti alla PA di destinazione, direttamente oppure attraverso un Intermediario.
Il SdI provvede inoltre, alla ricezione del documento, ad una validazione formale (è presente il codice univoco? è presente un identificativo fiscale corretto? ecc.). In caso di vizio formale invia una notifica di scarto, che indica che il documento, opportunamente corretto in base alla motivazione inviata dal SdI insieme alla notifica stessa, può essere inviato con la stessa numerazione. Se il file supera la validazione invece viene inoltrato dallo SdI alla PA.
In aggiunta, il SdI fornisce i flussi informativi all’Agenzia delle Entrate.
Pubblica Amministrazione
La PA effettua alcuni controlli sui documenti ricevuti (ad es.: è presente il codice CIG? è presente il codice IBAN per il pagamento?, le aliquote IVA sono riportate correttamente? ecc.) e restituisce al SdI le notifiche di approvazione o non approvazione entro 15 giorni. Il SdI, a sua volta, inoltra tali notifiche al Fornitore.
Intermediario
Come si vede nello schema, nel processo di fatturazione elettronica possono essere coinvolti due tipi di Intermediari:
- Intermediario tra Fornitore e SdI (ad esempio: Linceo) che si interpone tra i due attori fornendo un suo sistema di supporto alla fatturazione elettronica che può comprendere la firma digitale dei documenti e la conservazione sostitutiva, ma anche la raccolta e conservazione delle ricevute e delle notifiche del SdI e della PA
- Intermediario tra SdI e PA (ad esempio: Sistema Pagamenti della RL) che interagisce con i due attori e può offrire, attraverso canali propri, servizi aggiuntivi, quali ad es. la possibilità di consultare lo stato di liquidazione delle fatture.
E’ possibile che l’Intermediario tra SdI e PA introduca ulteriori verifiche sulle fatture che deve inoltrare alla PA. Ad es. il Sistema Pagamenti della Regione Lazio verifica la presenza del codice IBAN nella sezione “Dati Pagamento” della fattura elettronica e, in sua assenza, scarta la fattura inviando una notifica di “non approvazione”.
